Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen är en bärande grundtanke i vår svenska demokrati och innebär att den som vill, har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar hos en myndighet. Alla ska fritt kunna bilda sig åsikter, påverka utövningen av offentlig makt och bevaka sina rättigheter och intressen.

Enligt offentlighetsprincipen har du rätt att ta del av kommunala handlingar, till exempel protokoll, tjänsteutlåtanden eller skrivelser som skickats till eller från kommunen. Härigenom kan du följa och granska hur förtroendevalda och anställda i kommunen sköter kommunens verksamhet.

Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet, både inom statliga och  kommunala myndigheter samt hos kommunala bolag.

I princip har alla, svenska och utländska medborgare, rätt att ta del av sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar och som inte är hemliga. 

Det här är en allmän handling

En handling innehåller information av något slag. Vanligen är en handling ett pappersdokument, till exempel brev, yttrande eller protokoll, men även e-post, video- eller bandupptagningar och information i datorer kan vara handlingar.

En handling är allmän eller inte allmän. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, oavsett om den har inkommit till myndigheten eller har upprättats av myndigheten.

De handlingar som inte räknas som allmänna är till exempel internt arbetsmaterial, minnesanteckningar och utkast till beslut. Skrivelser till förtroendevalda i deras egenskap av partiföreträdare eller till fackliga representanter som rör det fackliga arbetet på arbetsplatsen är inte heller allmänna handlingar.

Offentlighet och sekretess

En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd, det vill säga hemlig. Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda (hemliga) är offentliga. Det är dessa allmänna offentliga handlingar som man har rätt att ta del av. 

Allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar får i vissa fall hållas hemliga enligt särskilda bestämmelser om sekretess. Syftet med sekretessen kan vara att skydda enskilda människors privata förhållanden, till exempel inom socialtjänsten.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter i allmänna handlingar som kan omfattas av sekretess. Det innebär att den myndighet som har hand om handlingen, till exempel socialnämnden, med stöd av lagen, avgör vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Detta görs i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" eller "konfidentiellt", så kanske ändå inte innehållet omfattas av sekretess. Kommunen får inte hemlighålla handlingar om det inte finns stöd för detta i lagen.

Om den myndighet du vänt dig till av någon anledning inte vill lämna ut en handling för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Myndigheten ska informera dig om hur du överklagar.

Här finns handlingarna

Om du vill ta del av en allmän handling vänder du dig till den myndighet (nämnd) som förvarar handlingen.

En myndighet måste enligt huvudregeln registrera eller ordna sina allmänna handlingar, så att man lätt kan hitta det man söker. Nämndens registrator registrerar handlingarna i ett diarium. Själva diariet är också en allmän handling.

Handlingarna finns hos myndigheten så länge de är aktuella. Äldre handlingar kan ha lämnats till kommunarkivet.

Så här tar du del av handlingarna

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker myndigheten. Men personalen har också rätt till en skälig tid för att ta fram handlingar. Om det inte är självklart att handlingen är allmän eller myndigheten måste avgöra om uppgifterna i en handling omfattas av sekretess, behöver myndigheten få viss tid till att bedöma detta.

Om du vill ta med dig handlingar

Du läser handlingarna på plats och lämnar sedan tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig.

Det finns en fastställd avgift för vad det kostar att kopiera handlingar. Kopior av allmänna handlingar är gratis upp till nio sidor. Tio sidor kostar 50 kronor och varje extra sida efter det kostar 3 kronor.

Om en handling finns hos myndigheten i elektronisk form kan du be att få handlingen via e-post. Kommunen har dock ingen skyldighet att skicka handlingar elektroniskt.

Du får vara anonym

Du behöver normalt inte tala om vem du är eller varför du vill ta del av allmänna handlingar.  För att myndigheten ska kunna göra en sekretessprövning kan det ibland vara nödvändigt att veta vem som frågar efter uppgifterna och till vad de ska användas.

Om du inte får ta del av handlingen

Om myndigheten nekar dig att ta del av en handling, kan du be om ett skriftligt beslut om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av en handling tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen (JO).

Mer om offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen gäller även om du skickar ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras.

Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på andra sätt än genom handlingsoffentligheten. Tjänstemän och andra som arbetar i staten eller kommunerna har rätt att berätta vad de vet, för utomstående. Detta är en del av yttrandefriheten. Tjänstemän har också speciella möjligheter att i vissa fall lämna hemliga uppgifter till massmedia. Detta kallas för meddelarfrihet. 

Domstolsförhandlingar är offentliga, liksom riksdagens och kommun- och landstingsfullmäktiges sammanträden.

Yttrandefriheten och meddelarfriheten kan begränsas i vissa fall.

Så här går du tillväga

Vill du ta del av en handling eller ett ärende så kan du kontakta respektive nämnd.

Om du inte känner till vilken nämnd som har hand om den handling du är intresserad av kan du alltid vända dig till Täby kommuns kontaktcenter.